Qua rà soát thực tế, khối lượng tài liệu lưu trữ sau sáp nhập còn lớn, nhiều tài liệu chưa được chỉnh lý, chưa lập hồ sơ, chủ yếu ở dạng rời lẻ, gây khó khăn cho việc khai thác và số hóa. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ còn hạn chế, chủ yếu là kiêm nhiệm, chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ và kỹ năng công nghệ. Việc hình thành hồ sơ điện tử tại một số cơ quan, đơn vị vẫn chưa đầy đủ, đồng bộ. Trước yêu cầu chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, Chiến dịch 100 ngày được triển khai với mục tiêu tạo lập dữ liệu “đúng - đủ - sạch - sống”, đảm bảo khả năng kết nối, chia sẻ, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính. Phấn đấu 100% văn bản, tài liệu điện tử giai đoạn 2023–2026 được thu thập, cập nhật, lập hồ sơ điện tử; hoàn thành số hóa các tài liệu có tần suất sử dụng cao; đồng thời làm sạch, chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu thuộc các lĩnh vực quản lý để tích hợp vào cơ sở dữ liệu dùng chung của tỉnh.

    Chiến dịch được triển khai đồng bộ tại các cơ quan, đơn vị thuộc UBND xã, với thời gian thực hiện đến hết ngày 12/7/2026. Nội dung trọng tâm gồm: chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ từ năm 2015 trở về trước; cập nhật, hoàn thiện hồ sơ điện tử giai đoạn 2016–2026; thường xuyên rà soát, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu theo nguyên tắc “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”.

(ảnh Tư liệu)

   Để đảm bảo thực hiện mục tiêu của Kế hoạch số 92/ của UBND xã Quảng Bạch “Hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị phục vụ hoạt động quản lý điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính của cơ quan, tổ chức và người dân, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị” các cơ quan, tổ chức, đơn vị ưu tiên lựa chọn chỉnh lý hoàn chỉnh phông hoặc khối tài liệu dự kiến đưa vào danh mục tài liệu để thực hiện số hoá: ví dụ như tập lưu văn bản đi; tài liệu về công tác chỉ đạo điều hành, kế hoạch, chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch, đất đai, tài chính, tổ chức bộ máy... Các cơ quan, tổ chức, đơn vị tổng hợp danh mục tài liệu, số lượng, thời gian tài liệu đã lựa chọn (theo biểu Phụ lục I) gửi về UBND xã (qua Phòng Văn hóa – Xã hội xã) theo dõi, tổng hợp. Thời gian hoàn thành chậm nhất ngày 6/5/2026.

   Việc triển khai Chiến dịch 100 ngày không chỉ góp phần giảm thiểu hồ sơ giấy, tiết kiệm chi phí, mà còn hướng tới mục tiêu lâu dài là xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch; tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính, tiến tới nguyên tắc “cung cấp thông tin một lần”. Với sự vào cuộc quyết liệt của cả hệ thống chính trị, sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị và tinh thần trách nhiệm cao của đội ngũ cán bộ, công chức, tin tưởng rằng, Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn xã Quảng Bạch sẽ đạt được những kết quả thiết thực, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trong giai đoạn mới./.

Tác giả: Hoàng Lan – Trung tâm DVTH xã Quảng Bạch