Các lực lượng đang thực hiện rà soát, sắp xếp, kiểm đếm tài liệu tại hội trường UBND xã Quảng Bạch.

     Mục đích nhằm tiến hành rà soát, kiểm đếm toàn bộ số lượng khối lượng mét tài liệu hiện có; đánh giá sơ bộ thực trạng tài liệu giấy tồn đọng nhằm xác định chính xác số lượng tài liệu, nhu cầu nhân sự, nguồn lực cần bố trí cho các bước chỉnh lý tiếp theo. Thời gian triển khai huy động là 05 ngày (từ ngày 02 đến hết ngày 06 tháng 6 năm 2026). Huy động lực lượng gồm toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc các cơ quan, đơn vị trên địa bàn xã. Phòng Văn hóa - Xã hội xã là đơn vị chủ trì hướng dẫn thực hiện việc kiểm đếm, đánh giá sơ bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tiến độ thực hiện theo Kế hoạch; tổng hợp số liệu diện tích, mét giá tài liệu tồn đọng báo cáo lãnh đạo UBND xã, Sở Nội vụ theo quy định.

Các lực lượng đang thực hiện rà soát, sắp xếp, kiểm đếm tài liệu tại hội trường Đảng ủy xã Quảng Bạch.

    Thực hiện kế hoạch chuyển đổi số và cải cách hành chính, xã Quảng Bạch đang đang tích cực triển khai Chiến dịch “100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu” trên địa bàn xã. Các bộ phận chuyên môn tiến hành rà soát, phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 2015 trở về trước của 02 xã trước sáp nhập là xã Tân Lập và xã Quảng Bạch, đồng thời loại bỏ tài liệu trùng lặp, hư hỏng, hết giá trị sử dụng theo quy định. Tập trung thống kê, sắp xếp hồ sơ khoa học, chuẩn bị tài liệu phục vụ công tác quét (scan), cập nhật dữ liệu và lưu trữ điện tử lâu dài. Chiến dịch được triển khai với tinh thần quyết tâm cao của cả hệ thống chính trị, sự nỗ lực, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động nhằm hoàn thành mục tiêu xây dựng nguồn dữ liệu “đúng - đủ - sạch - sống”, sẵn sàng kết nối với cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành Trung ương và cơ sở dữ liệu quốc gia; từng bước hình thành hệ thống dữ liệu dùng chung theo hướng tập trung, thống nhất, tránh trùng lặp và sai lệch.

     Thực tế ở cấp xã, nơi trực tiếp nhập cơ sở dữ liệu gốc, khối lượng công việc là rất lớn. Những hồ sơ giấy được lưu trữ qua nhiều năm phải được rà soát lại từng chi tiết, đối chiếu giữa các nguồn để xác định thông tin chính xác. Không ít trường hợp dữ liệu thiếu đồng nhất do được hình thành trong những giai đoạn khác nhau, với phương thức quản lý khác nhau. Điều đó đòi hỏi cán bộ không chỉ có kỹ năng công nghệ, mà còn phải có sự cẩn trọng, trách nhiệm và hiểu biết sâu về lĩnh vực chuyên môn. Song song với đó, xã quán triệt, tuyên truyền Luật Lưu trữ năm 2024, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước (BMNN) năm 2025, Nghị định số 63/2026/NĐ-CP ngày 28/02/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định hướng dẫn của Bộ Công an về bảo vệ bí mật nhà nước, Quy chế bảo vệ BMNN của cơ quan, tổ chức, đơn vị.... đến cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng hỗ trợ thực hiện chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ. Thực hiện cam kết bảo vệ BMNN đến từng đơn vị, cá nhân và lực lượng hỗ trợ khi thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ và thực hiện nghiêm các quy định bảo vệ an toàn, bảo bật thông tin tài liệu lưu trữ trong thời gian thực hiện và sau khi kết thúc hoạt động chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ.

     Với sự vào cuộc đồng bộ của cả hệ thống chính trị, sự phối hợp chặt chẽ của các phòng, ban, đơn vị, xã Quảng Bạch sẽ quyết tâm hoàn thành Chiến dịch “100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu” đúng tiến độ, góp phần xây dựng chính quyền số, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp trên địa bàn./.

Tác giả: Hoàng Lan – Trung tâm DVTH xã Quảng Bạch.